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「書類やプリントが片付かない・見つからない」を簡単解決。ずぼら主婦の整理術

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書類やプリントの整理

医療系の大事な書類や税金のお知らせ、子どもがもらってきたお知らせのプリントに家電の説明書…いつの間にか書類やプリントがたまりにたまって片付かないし、必要なときに見つけられない…というのは本当にストレスです。でも、そんな悩みも今日でさようなら!整理整頓のハードルを下げて簡単に解決していきましょう。

キレイに整理しなきゃ…をやめよう

会社の資料をはじめ、家の中でもあっという間にたまっていく書類。以前は、仕事用・家電説明書・税金関係・子ども関係などでファイルを用意し、分類わけしてファイリングしていたのですが、少しでも忙しい日が続くと未整理のプリントが山積みになっていきます。

はあ…早く整理しなくちゃ…

と思いつつ、増えれば増えるほど億劫さも増していくんですよね( ;∀;)

 

そもそも「ファイリング」というのはとても面倒な作業で、ただやみくもにファイルに入れるだけでは、後で探し出せなくなるので工夫が必要なんですよね。見つけやすいようにインデックスを付けるというのも大変な作業です。また、すべての書類をとっておくと収納場所がなくなるので定期的に「いらない書類」を選別して捨てる必要もでてきます。

 

そして、苦労して整理したとしても、いざ必要なときになると少なからず「あれ?あの書類ってどこに入れたんだっけ?」ということがあるので、なかなか報われない作業と言えます。

 

特に小さいお子さんがいるご家庭の場合、毎週のように持ってくる子どものプリントをどう整理すればいいのか困っている人は多いのではないでしょうか?

 

ネットや雑誌などでキレイにファイリングされているご家庭の写真なんかを見ると、「自分はなんでキレイに整理できないんだ…」と落ち込んでしまいますが、まずは何が大切かを思い出してみましょう。

目的はキレイに整理整頓することですか?

いえ、違います。

 

「必要なものを必要なときに探し出せること」

 

これが一番大事なことです。そのための手段の一つが整理整頓なんです。

 

すぐに探しだせさえすればキレイにファイリングされている必要なんてないといんだよ!

 

書類やプリントはデジタル化で検索も簡単に!

書類の中でも確実に保管しておくべきものはごく一部です。

書類の整理が億劫な最大の理由は「捨てるべきかそうでないかの判断」が難しいということ。手帳やカレンダーに書き込んだとしても、あとで確認が必要になるかもしれないしな…という不安が残るので、プリント類ってなかなか捨てられないんですよね。

だからこそ、そういった捨てるべきかどうか迷うものこそデジタルで管理しましょう(*^-^*)

デジタルというと難しそうに聞こえますが、要はスマホで写真をとって管理しておくということ。写真をとるだけだと、後で情報を探すときが大変になるのでスマホアプリを使うのがおすすめです。

 

スマホで使えるアプリだと『おたよりBOX』というのが子育て中のママに人気のようですが、私がおすすめするのは無料で使えるEVERNOTE

 

EVERNOTEはノートアプリですが、カテゴリ分けしたり、タグ付けできるので家関係の書類や子供のお便りなどを分かりやすく分類することができるんです。

 

で、何が一番使いやすいかというと、EVERNOTEは画像ファイルから文字を認識してくれるんです!!

つまりお便りの写真を撮ってEVERNOTEに保存しておくだけで、書類やお便りの中身を検索できるということ。

外出中に「あれ?明日の幼稚園の献立ってなんだっけ?」なんてときもスマホから簡単に確認できるよ。

重要度は低いけれど後で確認する可能性がある書類やプリントは、アプリで保存しておくことで捨ててしまってもほとんど支障がありません。

 

では、このデジタル管理も使いながら書類やお便り、プリントを整理する方法を簡単にしていきましょう(*^-^*)

 

必要なときに見つけられる書類・プリント保管術

皆さんは書類やプリントが自宅に入ってきたときに、どのように片づけていますか?目を通して内容を把握したら「あとで片づけよう」と適当な場所に置いておくと、あっという間に紙の束が出来上がって整理するのが億劫になってしまいます。

一番大事なのは目を通したら、頭で考えずに行動に移せるルールづくり

我が家の場合は以下のようなルールになっています。

黄色の線より下が保管するものだよ。

それぞれ、どのような書類があてはまるかというとこんな感じ↓

こんな感じで、それぞれがどんな扱いになるかを決めておきます。

そしてそれぞれの保管場所を確保しておきましょう。ではそれぞれの整理法について一つずつみていきます。

 

①保管しないものはすぐに処理

 

 

提出期限がある書類はすぐに書いて提出してしまいましょう。子供関連のものであれば書いてすぐ持たせます。

保険の契約更新とか少し検討したいものはどうするの?

そういった書類はあえて目につくところに置いて、期限を手帳やカレンダーに書いてるよ。キレイにファイリングしてしまいこむと忘れてしまうからね!

すぐに決められないような提出書類はあえて見えるところに置いておくのがおすすめ。ずっと見えるところに書類がおいてあると、片づけたいという気持ちが刺激されるので提出忘れを防ぐ効果があります。

 

提出書類の上手な管理

手続きなどで提出する書類も提出する前に写真を撮ってアプリに保存しておくのがおすすめ。書いた内容をあとで確認したいときに便利です。毎年の手続きだと「あれ?去年はどう書いたっけ?」ってことがあるので、必要そうな書類は提出前に履歴として残しておきましょう。

 

 

ちょっとしたお知らせやDMは目を通したらその場で捨ててしまいます。DMには個人情報が記載されていることがあるので細かくして捨てるのがおすすめ。

少量であればスリムで低価格なシュレッダーで十分なので、1台あるとものすごく便利です↓

 

②後で確認するかもしれないものはデジタル保管

保管する必要はないけれど、あとでまた確認する必要がありそうな情報ってありますよね。とくに子供が持ち帰ったお便りに書いてある情報。参観日や面談、運動会などの行事に関する連絡はその日が過ぎてしまえば不要になるので、ファイリングするほどでもない…でもまとめて置いておくと探しにくかったりして管理が大変。

そんな情報こそデジタルで保存しておきましょう。さきほどご紹介したEVERNOTEなら保存した写真から文字をスキャンしてアプリ内で検索できるようになります。

カテゴリわけしておけば比較的簡単に見たい情報を探し出せますが、情報が多すぎて見つからないときはキーワードで検索してもOK。

 

幼稚園や保育園で配布されるクラスだより、園だよりは読んで終わりのプリントですが、子供の成長を振り返るためにEVERNOTEに専用のカテゴリを作って保管しています(*^-^*)

 

デジタルに保存してしまえば紙のプリントは捨ててしまっても問題ありませんが、念のため我が家では1年間保管しています。デジタルに保管したあとは、こちらのデスクトレーにしまっています↓

基本的に見直すことはなくて、ポイポイ追加していくだけ。子供の学年が上がるタイミング(春休み)に中身をチェックして取っておいたほうが良い情報だけ残し、他はすべて捨ててしまいます。

 

我が家で使っているA4サイズのデスクトレーはこちら↓

 

③一定期間保存するものは一時保管BOXへ

年金の記録や保険の書類、健康診断の結果、家電の説明書など一定期間保管しておく書類は分類わけしてファイルボックスに保存します。

家電の説明書などは買い替えれば新しいものになるし、保険の書類も最新の契約だけ持っていればいいものですよね。すべてを取っておくとスペースを取るので、分類分けしてファイルボックスに入れておきます。

我が家では無印良品のファイルボックスペーパーホルダーを使って探しやすいようにインデックスを付けて保管しています。ファイリングするとなると面倒ですが、無印のペーパーホルダーは挟むだけでいいので、保管も管理も簡単。

 

ファイルボックスではなく、こういったジャバラ式のインデックスファイルもおすすめ↓

 

④確実に保管するものはファイリング

確実に保存しておきたい大事な書類はしっかりファイリングしておきましょう。家を購入したときの書類や、ローンの書類などです。こうやって整理してみると長期間しっかりと保管しておくべき書類ってすごく限られています。

クリアブックに入れるとキレイに保管できますが順番の入れ替えや差し替えが大変なので、私は2つ穴のファイルにそのままファイリングしています。

 

以前は100均のパンチを使っていましたが、紙の枚数が多いと上手く開けられないのがストレス…まとめて30枚くらい穴をあけるならしっかりしたパンチがおすすめです↓

 

「簡単さ」で書類整理のハードルを低くしよう

書類すべてを最初からキレイにファイリングしようと思うと、分類わけから始まり、時系列で並べるのか?それともさらに小分類にわけるのか?など、いろいろと気になってしまい整理するのが面倒になってしまいます。

だからこそデジタルを活用しつつ、簡単に管理できる方法がおすすめです。もちろん重要な書類と判断できるものはその場で決まった場所に保管しておきましょう。

 

整理しなければいけない書類がたまると「片づけなきゃ…」というモヤモヤのなか生活しなければいけないだけでなく、必要なときに必要な情報が取り出せないということに繋がります。

 

書類を整理するハードルを下げて、日ごろからすぐに取り掛かれるようにしておきましょう(*^-^*)

 

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